弁護士小川義龍の言いたい放題(弁護士日記・A面)

投稿日時:2020/04/06(月) 11:51rss

法律事務所のコロナ対策(リモートワーク)

 だいぶ久し振りに書くブログだ。世界中、コロナ禍によって、映画の既視感があるような状況が続いていて、今のところ終わりが見えない。

 法律事務所も、この状況下で万全のリーガルサービスを維持すべく、手探りの対策をしている。今日は、そんな対策について少し考えてみようと思う。

1 リモートワーク(テレワーク・在宅勤務)の普及

 法律事務所に限らず、コロナ禍による良い意味での副産物がリモートワークの浸透だろう。働き方改革として、今後も大いに実践されて良いと思う。

 この点、法律事務所でリモートワークをするためにはどんな対策が必要かというと、(1)サイボウズOfficeなどのグループウェアの採用、(2)所内ミーティング用の連絡手段確保、(3)協働作業用にクラウドへのデータ保存ないしVPNでの所内サーバーへのアクセス、(4)FAXの所外送受信、(5)事件記録の取り扱い、(6)電話転送、(7)依頼者との打ち合わせ手段確保、(8)訴訟書類の作成と裁判への出頭方法、(9)押印問題その他。このあたりの対策だろう。

2 グループウェア・サイボウズOffice

 これはコロナ対策以前から使っている法律事務所が多いだろう。もし未だ使っていない法律事務所があれば、この際、使うべきだ。要するにチームの誰でもどこからでも共有して使えるスケジュール帳・掲示板・アドレス帳。中小規模の法律事務所であれば、クラウド版のサイボウズOfficeがお勧めである(広告)。

3 所内ミーティング用の連絡手段・Skypeとzoom

 これまでも仕事用の連絡手段としてSkypeなどのメッセンジャーを利用しているところは多かったと思う。しかしその利用方法は、テキストメッセージの送受信が中心だろう。これは今後も事務所メンバー同士でやりとりするための欠かせない連絡手段として引き続き重要な位置を占めることは間違いない。

 昨今、それに加えてWeb会議(オンラインテレビ会議)だ。なんだかよくわからなかったけれど、みんなが口走るzoomなどのWeb会議を使ってみたら、Web会議が便利であることに気付いた人は多いと思う。zoom飲み会なるイベントまで立ち上がるようになった。

 このWeb会議を使って所内ミーティングをするのはお勧めだ。Skypeは特定の人とのテキストメッセージのやりとりには便利だが、複数人でのミーティングは苦手だ。この点、zoomを使うと「使える」対面ミーティングが簡単にできる。

 ただし、zoom利用上の最低限の注意点として、(1)ミーティングIDを不用意に公開しないこと、(2)会議室には必ずパスワードを設定すること、(3)会議のホストはzoomに慣れた人だけが行うこととし、誰が参加しているかをリストで確認した上で、ミーティングメンバーが揃ったら会議室をロックすること、(4)zoomは無料で多くのことができるが、仕事利用では40分制限は解除すべきなので、少なくともホスト役の一人は有料のProアカウントを課金すること(なおホスト役はホストキーを使って無料アカウントのメンバーに随時譲渡できる)、(5)Web会議に参加するメンバーの接続クライアントのセキュリティに留意する(秘密データが格納されていないタブレットやスマホから、所内ネットワークとは切り離されたモバイルキャリア経由で接続するのがベスト)、こういった配慮をする必要がある。

 かくしてコロナ禍の副産物として最大のものは、Web会議の普及促進だと思っている。

4 クラウドへのデータ保存・VPNやDropboxなど

 法律事務では、複数の弁護士やスタッフが関与して書類を作成することも多い。例えば私の場合、訴状や準備書面など、ワードではなくエディタ(私はMacなので「Jedit Ω」)を使ってテキストベタ打ちで作成する。そのテキストファイルをサーバー経由でスタッフに受け渡して、スタッフがワードを使って形を仕上げる。誤字脱字や証拠との齟齬、原被告名の逆転などはスタッフが全てチェックしてくれる。そして概ね仕上がった初稿を更に私が推敲して完成させ、依頼者に事前確認してもらった上で、スタッフが裁判所に提出する。こんなやりとりを繰り返している。

 これを所内サーバーを使って作業していた場合には、リモートワークに伴って、所内サーバーへの外部からのアクセス手段を確保しなくてはならない。そのためにはVPNである。

 VPNは敷居が高いという向きには、Dropbox businessなど外部のクラウド利用を検討することになる。クラウドでセキュリティは大丈夫なのかという質問があるが、素人が手探りで所内サーバーに穴だらけのVPNを構築するくらいだったら、パッケージとしてプロが提供しているクラウドを利用した方がよっぽど安全ではないかと思われる。クラウドを利用する場合、鍵ファイルによるセキュアアクセスや、少なくとも二段階認証に対応しているサービスであることが大前提だ。

 VPNにしろクラウドにしろ、お勧めの製品・サービスや法律事務所ならではのノウハウがあるが、まさにセキュリティ上の問題があるのでブログに書くのはやめておく。

5 FAXの所外送受信・PDFでの保存と参照

 世間ではもはや廃れつつあるFAXを、我々の業界では相変わらず頻繁に利用している。というのも、裁判所がFAXによる書面提出を認めているからだ。もう少し言えば、FAXによる書面提出「までしか」認めていないからだ。

 我々法曹界は、実にアナログな世界で、世間の10年以上うしろをのんびりと歩いている。多くの法曹の仕事の中心は相変わらず「裁判」であり、裁判は裁判所が仕切っている仕事だから、その仕事の手順はどうしても裁判所が規定することになる。そして、裁判所が保守的なアナログ指向であるため、世間の10年以上昔のプロトコルで我々も仕事をせざるをえない。だからFAXだ。

 このように、裁判所や交渉の相手方弁護士との間で毎日FAXが飛び交う世界なので、FAXの送受信をどうするかという問題が生ずる。

 この点、最近の法律事務所では、FAXはコピー機やプリンタとの複合機を設置していることが多いだろう。そして今時の複合機はたいがい所内LANに繋がっていて、一つの情報サーバーとして稼動しているはずなので、受信したFAXは一々紙で出力させないで、複合機内からPDFでLAN上(VPN上orクラウド上)に出力させればいい。そしてこれをLAN上で確認すればいいので、事務所にいなくても受信文書の確認だけは容易に可能だ。

 送信をどうするかは同様にネット経由で行えるわけだが、これは試行錯誤中であるため、まだ偉そうには語れない。

6 記録をどうするか・電子化問題

 述べたとおり、我々の仕事は相変わらず紙ベースだ。訴訟書類は、紙で裁判所に提出したものやFAXで受信したものを紙にプリントしてファイリングしている。かくして、A4の紙ファイル一冊に仕上がっているのが事件記録なのだ。だから一冊しかない。これが問題だ。

 となると、弁護士がその一冊の事件記録を家に持って帰ってしまうと、スタッフは事件記録を参照できない。弁護士とスタッフは、前記書面作成にしてもFAX送信にしても普段から協働作業をしているから困ったことになる。そこで、事件記録を電子化したらどうだろうということになるが、はっきりいって面倒である。何十冊・何百冊もある事件記録を急遽電子化することは不可能なので、結局、事件記録は弁護士だけが持って帰って、スタッフはそれが手許にない状態でどのような仕事ができるかを試行錯誤するほかなさそうに思っている。せいぜい、Web会議で記録を弁護士が画面で示しつつスタッフと打ち合わせをするくらいまでだ。

 また、仮に力技で急遽事件記録を電子化しても、電子書籍と同じで、電子記録は一覧性に劣る。裁判所の廊下で立ったまま、記録のこの証拠とあの証拠を指で押さえて適宜参照しながら準備書面を瞬時に確認するなんて芸当は、紙ファイル一冊の事件記録だからできることであって、電子記録ではまず無理だ。

 リモートワークでの記録の取り扱い、いいアイデアのある弁護士がいればご教示頂きたい。

7 電話転送

 我々弁護士は、電子メールもよく使うが電話もよく使う。私はこちらから電話をかけることはできるだけ控えるようにしているが(メールを中心に仕事をしている)、それでもかかってくることは止められない。裁判所はメールでのやりとりはしてくれないので、裁判所との連絡も電話が多くなる。

 このため、かかってくる電話をどうするかが難問だ。こちらからかける電話については、050Plusなどのインターネット電話を使えばよい。これは特別の契約をしなくとも、スマホにアプリを入れて設定すれば、個人の携帯電話番号とは別に専用の電話番号がもらえる。スマホが2 in 1の携帯電話になるイメージだ。だから、こちらからかける電話は問題ないが、事務所にかかってくる電話をどうするかだ。まさか留守電にしておくわけにもいかないので、転送設定をするほかない。

 ただ、転送設定も、おそらく特定の一人に転送することになり、かかってきた電話を最初に受けるのはやはり弁護士ではなくスタッフにやってもらいたいから(鬱陶しい営業の電話や度重なる会内選挙の電話には出たくない。)、在宅スタッフが転送で事務所の電話を受けた場合に、その先どうしたらいいかという難問が生ずる。法律事務の場合、スタッフの自由裁量で裁判所や事件の相手と受け答えすることはできないので、弁護士が直接対応するか指示して答えさせるかしなくてはならない。となると、スタッフが在宅で受けた電話を、どうやって弁護士に繋ぐかである。この解決策は、今のところ「弁護士からの折り返し電話にする」ことしか私は見いだしていないが、これはどうも面倒だ。Web会議システムで、スタッフのPCマイクとスピーカーに電話を直結したらいいんじゃないか(いわゆるphone patch)と思ったりするが、おそらくこれをやるといろいろアレな問題が生じそうだ。

 電話応対について便利で正しい対応策をご存じの方は教えて頂きたい。

8 依頼者との打ち合わせ手段・Web会議

 依頼者や顧問先とのミーティング。これはもうWeb会議で決まりだろう。zoomが実際使いやすく、一気に広まっているようだ。

 zoomはセキュリティが危ないとの指摘もあるようだが、インターネットを使う以上、どんな製品を使っても、セキュリティ上のリスクは多かれ少なかれ不可避だ。素人ながら考えるに、おそらくzoomの脆弱性は、画面共有機能にあるのではないか(アプリからディスクアクセスができてしまうこと)と思われるので、フルディスクアクセスを切っておくとか、Web会議を利用するクライアントPCには重要な情報を置かないとか(Thin clientにするとか)、Web会議では敢えて所内ネットワークからは切り離されたタブレットやスマホを使うとか、こういった心がけで、ある程度までのセキュリティは確保できそうに思う。あとはもう、インターネットを使う以上、漏洩リスクは不可避であると割り切って使うか、高度な秘密情報はインターネット上では一切取り扱わないようにするかというところだろう。

 もっともセキュリティについて神経質なことを言うのに、実はアナログなセキュリティはだらしない人も多そうだ。例えば、鞄に入れたデータPCや事件記録を無造作に飲み屋の椅子において席を立つとか、もっとアナログな問題として、飲み屋で仕事の話で大声で盛り上がるとか、そっちの方がインターネットよりも、よっぽど情報漏洩リスクが高い(高いと言うより、既に漏洩している)ことを知るべきだ。ネットセキュリティは素人にわかりにくいので、必要以上に柳の下の幽霊を怖がる傾向があるように思うが、分かり易いアナログなセキュリティこそ遺漏なくきっちりと守ることから始めたい。これは自戒を込めてのことだ。

9 訴訟期日の対応・Web会議と電子メール提出に期待

 昨今、裁判の一部がWeb会議でできるようになったが、それもまだ全ての裁判所でできるわけでも全ての裁判が対応したわけでもない。また、裁判所のWeb会議はTeamsを利用して行っているが、あれは比較的使いにくい。また、一方当事者に複数の相代理人が就いている場合に、それぞれの代理人がそれぞれの場所から出席することはできず、事務所など一つの場所に参集して出席しなくてはならない。そうすると結局、一つのPCの前に、複数人が密集して喋ることになり、昨今勘弁してくれという状態になる。

 いろいろ裁判所には改めて頂きたい問題があるが、ともかく、東京地裁や大規模庁での訴訟手続きに、臨機応変にWeb会議を使えるようにして欲しいと切に願う。

 仮に臨機応変なWeb対応はできなくとも、民事の訴訟期日は、必要であっても不急のものも多いので、臨機応変に期日変更をして欲しいと思う。正式な期日を開かなくとも、期日間に準備書面等の提出期限は決め合って、書面のやりとりを相互にどんどんしてゆけばいいのではないか(事実上の期日)。そして落ち着いたころに正式期日を開いて、全部まとめて陳述・提出すればよい。なにか進行上の仕切りが必要であれば、裁判官から各弁護士に電話をしてもらえばいい。それで殆どの裁判は問題なく進むはずだ。

 Web会議の柔軟な利用が早急にできないのであれば、このような従前の方法を前提とした民事訴訟期日の柔軟な運用をしてもらいたいと思っている。

 また、訴訟書類はFAXでの提出までしかできないと上記述べたが、もう一歩進んで世間並みに、電子メールでの提出ができるようにしてもらいたい。電子メールでの提出ができるようになれば、自ずとFAX問題も記録問題も解消する。電子メールで送受信すればそのデータファイルの積み重ねが自ずと訴訟記録になる。自然に記録の電子化が果たされるわけだ。

10 押印の電子化等・無くてもいいものが多い

 世間では署名と記名押印の違いを理解していない方が多いが、本来、私文書の多くは、署名(=サイン)すれば足りる。遺言書など例外的に署名に加えて捺印が要件とされる私文書もあるが、契約書であっても原則として必要なのは署名捺印ではなく署名だ。

 ただ、署名というのは本人が自署するサインのことであるから、例えば法人の場合、いったい誰が自署すればいいのかということになる。代表取締役が全ての業務文書に署名することは現実的ではない。そこで署名に代わる簡易手段としての記名押印ということになる。たとえば、商法32条は「この法律の規定により署名すべき場合には、記名押印をもって、署名に代えることができる」と規定している。記名とは、ワープロでも印刷でもスタンプでも第三者でも、本人自署以外の方法で名前を記すことをいう。自署でないから、誰でもできるのが記名であり、このため、本当に記名された本人の意思に基づく作成であることを示すために押印をする。その押印したものが実印であればより一層本人意思に基づいて真正に作成された文書であることが明らかになる。以上、素人向けの豆知識。

 さて、この押印であるが、日本人は何でもかんでも押印したがる。文書を作ったら押印しないと不安な民族だ。ただ、署名にしろ記名押印にしろ、その趣旨は「文書作成の真正」である。それは、私がこの文書を確かに作りましたよということを後日の証拠として客観的にわかるようにするだけのことなので、その必要のない文書に押印は不要だ。ラブレターに押印しないと思うが、そいうことだ。

 だから、電子メールには押印しないし、訴訟書類ではないFAX文書だとか、郵便の書類送付書などに押印する必要はない。電子メールはヘッダ情報で送信者(文書作成者)が相当に特定できるし、FAX文書もヘッダ情報と記載内容で十分作成者は判明する。だから、電子署名などを検討するまでもない。

 また、訴訟書類は押印が必須であると規則で決まっているわけだが、この場合も、FAXで提出する場合には、そもそもFAX自体が写しなわけで(押印した訴訟書類自体が相手のところに飛んでいくわけではなく、あくまでもそのコピーが届くに過ぎない)、したがって押印も物理的な印鑑を実際に押捺する必要もなく、印影のjpegを書面上に転写しておけば足りるのではないかと思われる。

 事務スタッフから、リモートワークで仕事をするときに、一つしかない先生達の職印をどうやって押印したらいいですかと尋ねられるが、そんなものは気にする必要なしと答えたらいいと思う。

11 その他

 なお、法律事務所は、弁護士もスタッフもアナログかつ文系の人が多く、ITリテラシーは普通に低い人たちの集団だ。なので、ITオタクな弁護士が、様々なアプリや仕組みを使って縦横無尽にリモートワーク設計をしてしまうと、オタク弁護士以外はたぶんついて来れず、息切れしてリモートワークストレスをためてしまいかねない。だから、まずは既存の馴染みのある仕組み、家庭でも使っている人がいそうなよく聞く仕組み(わかっている家の人に質問できる)、こういう素朴な要素でシステム作りすることを心がけるべきだろう。あれこれ最先端技術をぶち込まずに、優しく簡単なところから。そんなふわっとした立ち上げが大事だというのが私のリモートワークシステム作りのポリシーだ。

 コロナ禍で、幸か不幸か、古色蒼然たる法律事務所も遅ればせながら少しだけ世間に近づきつつあるように思う。また、外出も飲み会も自粛気味でやることもないから、ありあまる時間でいろいろな業務改革のアイデアを考え出せそうだ。自粛も転じて福と成すべきだろう。

 他にもなにかやるべき対策や有効なアイデアがあれば、皆で情報共有し合いながら遅滞のない良質かつ簡便なリーガルサービスを提供してゆきたいものだ。

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 追記 法律事務所での完全リモートの難しさ

 このブログをアップしたら、親しい先生からのダイレクトメッセージで、「それで小川さんのところはスタッフの完全リモートに移行したんでしょうか?」との質問を頂戴した。

 その答えは、現状で否である。できる限りのリモートワークには移行を進めているが、まだ完全には難しい。

 というのも、裁判所はまだ通常どおり期日が入るので、我々弁護士も通常どおり訴訟対応をせざるをえず、このブログに書いたようなアナログな一冊の紙記録を使っての訴訟書類の作成、裁判所とのFAX・電話対応が至急必要なことがあるだからだ。また、特別送達など重要な郵便物を受け取る必要もあり、これは受け取り日時と連動するから、追って適当に受け取りますというわけにはいかない。また、最大の必要として、大至急の対策を要する緊急の相談(刑事や保全、倒産事件は一刻を争う)もありうるところで、追ってリモートで面談しましょうというわけにもいかず、至急現場に行ったり事務所で打ち合わせたりという対応のために事務所は開けておかなくてはならない。

 したがって、ロックダウンなどに備えてこのブログのようなことを考えて今からできることを少しずつ試してみているが、現時点では、職業上、依頼者・市民に対する不利益をもたらしかねない完全リモート実施には至っていない。?

 なお、スタッフに対する配慮・事務所の衛生に対する配慮は、機会があれば別ブログに書きたいと思う。

追記2 令和2年4月7日(火)から完全リモート移行します

 このブログを書いた翌日(令和2年4月6日(月))、政府や東京都の緊急の検討状況を知り、今週・来週が市民一致してコロナと闘うべき大きな山場ではないかと感じました。このため、上記のとおり法律事務所での完全リモートが継続困難であるとしても、明日から当面の間、事務所を閉鎖して、完全リモートでの執務に挑戦します。依頼者・顧問先の皆様にはご不便をおかけすることがあるかもしれませんが、遠隔であるだけで、執務は引き続き通常どおり続けて参りますのでよろしくお願い致します。

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記事タイトル:法律事務所のコロナ対策(リモートワーク)

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